In Nederland zijn ongeveer 389 woningcorporaties actief die 2,4 miljoen huurwoningen bezitten en verhuren. Dat zijn 2,4 miljoen huurder- en woningdossiers met gegevens van de huurder, woning en contractinformatie. Voor veel corporaties valt winst te behalen op het gebied van verwerking van gegevens, van werkprocessen en van de afhandeling van verzoeken, vragen en klachten van huurders. Die beschikken nog niet altijd over mogelijkheden om online informatie door te geven of verzoeken te doen. Een kleine rondgang langs corporatieland laat zien dat voor veel verzoeken, het doorgeven van wijzigingen of het doen van betalingen nog altijd een telefoontje, e-mail of ouderwetse brief nodig is. Niet alleen kost dat meer tijd, het werkt ook fouten bij de verwerking van gegevens in de hand. Een huurdersportaal via een website en/of app (bijvoorbeeld: mijn.naamwoningcorporatie.nl) biedt huurders niet alleen meer gemak en service. Het neemt de corporaties zelf een hoop werk uit handen.

Via het interactieve huurdersportaal of klantcontactmodule kunnen huurders hun persoonlijke gegevens inzien en desgewenst aanpassen. Deze aanpassingen worden door een koppeling automatisch in de primaire processystemen van de verhuurders verwerkt. Huurders kunnen inzicht krijgen in openstaande rekeningen en kunnen via iDeal direct betalen. Ook kunnen ze in dit portaal de status van reparatieverzoeken inzien. Het huurdersportaal is via een webpagina of app te benaderen en 24/7 beschikbaar. Het zorgt niet alleen voor de verbetering van de service aan huurders, maar het ontlast eveneens het klantcontactcentrum van de verhuurder.

Woningcorporaties en andere grotere verhuurders kunnen het Huurdersportaal naar wens uitbreiden met meerdere webportals. Eerder schreven we al over de inspectieapp. Een andere module in de ServicePunt Suite is de Woningaanbodmodule. Huurders van corporaties en andere woningzoekenden kunnen het vastgoedaanbod realtime zien en ze kunnen online reageren op een woning of ander vastgoed. De gegevens worden vervolgens via betrouwbare koppelingen verwerkt in de processystemen. Of de corporatie nu een loting- of aanbodsysteem van toewijzing van woningen hanteert, alle mogelijke toewijzingsystemen zijn te integreren in de woningaanbodmodule. De aanbodmodule biedt uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden. Het woningaanbod wordt ondersteund met plattegronden, foto’s, wijkinformatie, Google Maps en Streetview om een zo realistisch mogelijk beeld van de aangeboden woningen te kunnen geven.

Telefoontjes en e-mails zijn niet meer nodig om een reparatieverzoek van een huurder te verwerken. Met de reparatieverzoekmodule kan een huurder via een webpagina en/of een app 24 uur per dag een reparatieverzoek bij de woningcorporatie indienen. Het verzoek wordt direct verwerkt in de processystemen van de verhuurder en start automatisch een werkproces in de organisatie. Er zijn dus geen mensen meer nodig om een verzoek van een huurder in een systeem te verwerken en te coördineren. Bewaking en coördinatie gebeuren nagenoeg volledig geautomatiseerd. Huurders worden door middel van een geautomatiseerde reparatieboom begeleid bij het zo concreet mogelijk indienen van een reparatieverzoek. Daarbij kan zelfs gebruik worden gemaakt van een interactief 3D-model van de woning om de aard en locatie van het probleem zo goed mogelijk te kunnen specificeren. De module biedt ook de mogelijkheid om foto’s van het euvel te uploaden en met het verzoek mee te sturen. Vervolgens kan de huurder via het huurdersportaal de status van het reparatieverzoek volgen. Omdat de reparatieverzoeken verwerkt kunnen worden in een planningsysteem kunnen huurders zelf online een afspraak maken voor de uitvoering van reparaties en onderhoud.

Met de toevoeging van het aannemerportaal, worden het afhandelen van reparatieverzoeken en onderhoudsklussen vereenvoudigd. Op basis van de online ingediende reparatieverzoeken en onderhoudsplannen, kunnen werkopdrachten online afgehandeld worden. Werkopdrachten worden automatisch klaargezet. De aannemers kunnen op het portaal inloggen en zien de voor hen bestemde werkbonnen klaar staan. Werkbonnen worden automatisch aangeboden en aan de juiste aannemer toegekend. Via de reparatieverzoekmodule kunnen huurders online een afspraak met de betreffende aannemer maken voor de uitvoering van reparaties en onderhoud. Een aannemer kan zijn werkbonnen bekijken, uitprinten, in- en herplannen, een niet-thuismelding invoeren en uiteraard ook de werkbon afmelden. De opzichter kan offertes aan de werkbonnen koppelen, zien of werkbonnen zijn ingepland, niet-thuismeldingen bekijken en afgemelde werkbonnen goed- of afkeuren. Met deze module kunnen verhuurders hun onderhouds- en reparatieprocessen stroomlijnen en verbeteren. Aannemers kunnen efficiënter hun werk doen en huurders zijn beter en sneller geholpen.

Verhuurders kunnen de ServicePunt Suite ook uitbreiden met de deurwaardermodule. Woningcorporaties hebben tegenwoordig veel oog voor betalingsproblemen van huurders door baanverlies of andere omstandigheden die financiële problemen in de hand kunnen werken. Ze maken betalingsafspraken over huurachterstanden. Toch moeten in uiterste gevallen incassobureaus en deurwaarders ingeschakeld worden als afspraken niet worden nagekomen en/of huurachterstanden te ver oplopen. Met deze module geven woningcorporaties deurwaarders online inzicht in de actuele dossiers en in financiële mutaties. Voor de behandeling van incassotrajecten hoeven deurwaarders dan minder vaak contact te hebben met de frontoffice voor informatie. Beter voor de huurder en voor de corporatie.

In de basis vergemakkelijken de toepassingen uit onze ServicePunt Suite specifieke processen en klantcontacten van woningcorporaties. Dat zorgt voor efficiencyvoordelen en voor verbetering van de service aan huurders. Gegevens die door huurders, aannemers, woningcorporatie, deurwaarders en andere betrokkenen worden geregistreerd, worden via goed beveiligd berichtenverkeer verzonden en uitgewisseld.

Bright Answers heeft veel ervaring met het realiseren van koppelingen tussen de modules en allerlei primaire bedrijfssystemen. De koppeling vindt plaats op basis van het Service Oriented Architectureprincipe. Dit koppelingsprincipe zorgt ervoor dat informatiestromen van en naar de inspectieapp en de bedrijfssystemen zonder fouten en snel verlopen.

De ServicePunt modules kunnen zowel in de eigen serveromgeving worden geïnstalleerd als in de cloud. Ook is een SaaS-oplossing mogelijk. In de laatste twee oplossingsmogelijkheden zorgen wij voor een optimale beveiliging van de software en gegevens in gecertificeerde datacenters. De toepassingen bevatten sowieso geavanceerde autorisatiemethodes zodat alleen geautoriseerde personen gebruik kunnen maken van de software en alleen toegang hebben tot de gegevens waarvoor ze geautoriseerd zijn.

Doordat gegevens eenmalig en in één keer goed vastgelegd worden, hoeven ze niet meer dubbel verwerkt te worden. Alles gebeurt digitaal en online, zodat er geen papier meer aan te pas komt. Goed voor het milieu en de kas van de corporatie. Grote efficiencyvoordelen zijn te behalen. Daar staat bovendien tegenover dat huurders altijd en overal toegang hebben tot hun gegevens, sneller geholpen worden en sneller weten waar ze aan toe zijn. Huurders zullen daardoor meer tevreden zijn over de dienstverlening van hun verhuurder.

Bright Answers werkt voor veel woningcorporaties en levert allerlei softwaretoepassingen die de corporatieprocessen ondersteunen. Bright Answers is ook goed bekend met de software van derden die door corporaties wordt gebruikt, zoals DSA-Vision Empire en Emmatch, Centric Wocas4all en Wocas/X, NCCW BIS en First, Itris Viewpoint, Cegeka Omega en Pharos, SG Tobias, Q-Vision WRV, etc. Daarom weet Bright Answers hoe de eigen applicaties en modules gekoppeld kunnen worden aan de applicaties van derden. Uiteraard kent Bright Answers daardoor de bedrijfsprocessen van de woningcorporaties goed en weet het hoe het moet inspelen op de actuele ontwikkelingen en uitdagingen waar de corporaties mee geconfronteerd worden. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe Woningwet die consequenties heeft voor veel corporaties.

De selfserviceportalen in de ServicePunt Suite zijn ontwikkeld met behulp van de Appbuilder van Bright Answers. Met de Appbuilder kunnen razendsnel webapplicaties en mobiele apps ontwikkeld worden. Apps en webapplicaties die dankzij toegepaste SOA- en ESB-principes volledig geïntegreerd kunnen worden met het onderliggende applicatielandschap. Samen met klanten kunnen daardoor snel interactieve en responsive webapplicaties op maat gemodelleerd worden.

Met de verschillende selfserviceportalen geeft Bright Answers woningcorporaties uniek middelen in handen om digitalisering van hun processen en klantcontacten door te voeren. Uiteraard bijgestaan door kundige ontwikkelaars en consultants.