Steeds meer werknemers werken flexibel. Dit betekent dat ze geen vaste werkplek hebben en ook niet op vaste uren naar kantoor komen, maar zelf bepalen waar ze gaan zitten, hoe laat ze op kantoor verschijnen en hoe laat ze weer weg gaan. Na het besluit om flexibel te gaan werken op kantoor, volgt automatisch de selectie van mobiele devices die het mogelijk moet maken om inderdaad flexibel te kunnen werken. Veel organisaties kiezen ervoor om deze devices zelf aan te schaffen en aan medewerkers te verstrekken, maar dit is niet voor iedereen mogelijk. Het zelf aanschaffen van devices is namelijk erg kostbaar, simpelweg omdat de organisatie voor de volledige kosten voor de smartphones, tablets en laptops op moet dragen. Daar komt nog bij dat medewerkers ook moeten leren hoe de nieuwe apparaten werken, waardoor er veel kostbare tijd verloren gaat en het werkproces absoluut niet efficiënter wordt ingestoken.

Om flexibel werken mogelijk te maken zonder hoge bedrijfskosten te moeten maken, is de term ‘Bring Your Own Device’ in het leven geroepen. In plaats van nieuwe devices aan te schaffen om flexibel werken mogelijk te maken, gebruik je bij BYOD de reeds bestaande capaciteit. Bijna iedere volwassen Nederlander heeft in ieder geval een smartphone. De meeste mensen hebben ook nog een tablet en/of laptop in het bezit en er zijn zelfs veel mensen die alle apparaten thuis hebben. In het kader van BYOD worden de medewerkers gevraagd hun privé-apparaten mee naar de werkvloer te nemen, zodat er geen nieuwe devices aangeschaft hoeven te worden en medewerkers toch altijd mobiel zijn.

Voorheen was het heel normaal voor bedrijven om een groot aantal mobiele telefoons, tablets en laptops aan te schaffen voor de werknemers en werd helemaal niet nagedacht over het principe van BYOD, maar tegenwoordig is dit wel anders. Het gebruiken van privé devices op de werkvloer is steeds populairder geworden en dit is niet voor niets. Zo is BYOD niet alleen interessant vanwege de kostenbesparingen die hierdoor optreden, maar ook door het gebruiksgemak van de eigen devices op de werkvloer.

Volgens een onderzoek van technologie-analist Gartner zullen in 2017 zelfs de helft van de bedrijven over de gehele wereld van hun personeel verlangen dat zij hun eigen mobiele devices meenemen naar het werk. De analist kaart overigens wel aan dat het met name gaat om grote bedrijven in landen als Amerika, India, China en Brazilië en dat Europese landen minder met de trend mee zullen doen. Dat BYOD groot is en nog groter gaat worden, is in ieder geval een feit.

✔ Voordeel 1: er wordt veel bespaard op de kosten

Het eerste voordeel van BOYD, is dat er veel geld bespaard wordt door de organisatie. Door medewerkers te vragen zelf een laptop, tablet of telefoon mee naar het werk te nemen, hoeven werkgevers niet meer te investeren in nieuwe apparaten. Dit scheelt niet alleen in de  aanschaf van nieuwe elektronica, maar ook in het onderhoud van de elektronica en de abonnementen die soms nodig zijn om elektronica te kunnen gebruiken. Sommige bedrijven betalen hun medewerkers wel voor het onderhoud en de abonnementen van hun apparatuur, maar ongeveer de helft van de Amerikaanse bedrijven doet dit niet. Dit betekent dat de medewerkers iets meer moeten inleveren, zodat het bedrijf in kwestie meer kosten kan besparen. Volgens een onderzoek van netwerkreus Cisco kan een onderneming op deze manier wel duizenden euro’s per werknemer per jaar besparen en dit is zeker een interessante kostenbesparing voor veel organisaties.

✔ Voordeel 2: de werknemer is al vertrouwd met het apparaat

Een ander voordeel van BOYD waar voornamelijk de werknemer van profiteert, is het feit dat de werknemer al vertrouwd is met het apparaat dat men gebruikt. Gebruik je een apparaat dat je van je baas krijgt om te bellen, e-mails te sturen of te surfen op het internet, dan is de kans groot dat je het apparaat nog even moet ontdekken of leren kennen. Gebruik je een eigen apparaat, dan heb je dit al eerder gedaan en weet je vaak precies hoe het apparaat in kwestie werkt. Dit betekent voor werknemers dat het uitvoeren van werkzaamheden sneller en gemakkelijker gaat, terwijl werkgevers minder geld hoeven te investeren om eventuele problemen met elektronica te voorkomen of verhelpen. Cursussen om met een specifiek device te werken, zijn bijvoorbeeld niet meer nodig als de eigen apparaten van werknemers worden ingezet op de werkvloer.

✔ Voordeel 3: de eigen devices hebben (voor een werkgever) minder onderhoud nodig

Als je jouw eigen telefoon, tablet of laptop moet gebruiken om je werkzaamheden uit te voeren, ga je waarschijnlijk zuiniger met dit apparaat om. Door zuiniger met het apparaat om te gaan, zijn er voor de werkgever minder kosten voor onderhoud en eventuele vervanging. Zelfs als de werkgever deze kosten overneemt voor de werknemer, zijn de kosten lager dan de onderhouds- en vervangingskosten van de apparaten van de werkgever zelf. En omdat werknemers bij hun eigen apparaten sneller bereid zijn om de laatste updates te installeren, kunnen zij altijd met de laatste versies van programma’s en applicaties werken. Wordt er met een telefoon, tablet of laptop van het bedrijf gewerkt, dan is de urgentie van het updaten veel minder hoog.

Naast drie belangrijke voordelen, brengt het introduceren van BYOD op de werkvloer ook drie nadelen met zich mee.  Om je een duidelijk beeld te geven van de minder positieve kanten van BYOD, worden de drie nadelen van Bring Your Own Device in onderstaande alinea’s beschreven.

✖ Nadeel 1: er zijn veel verschillende devices op kantoor

IT-afdelingen van bedrijven komen voor grote uitdagingen te staan als BYOD geïntroduceerd wordt op de werkvloer. Iedere werknemer heeft namelijk weer een ander apparaat en al deze devices moeten door de IT-afdeling gemanaged worden. Dit kan niet alleen leiden tot problemen bij de IT-afdeling, maar ook tot beveiligingsrisico’s voor de gehele organisatie. Voor elk soort en type telefoon, tablet en laptop die toegang moet krijgen tot het bedrijfsnetwerk, moet de IT-afdeling namelijk aparte veiligheidsvoorzieningen treffen.

Daar komt nog bij dat het aantal verschillende types en soorten devices snel oploopt. Android heeft niet alleen een eigen besturingssysteem: werknemers kunnen ook nog gebruik maken van systemen van HTC, Samsung, Apple en andere telefoon-, tablet- en laptopfabrikanten. En wordt er een nieuwe versie van een besturingssysteem geïntroduceerd? Dan moet de IT-afdeling zich weer in deze nieuwe versie verdiepen om mogelijke beveiligingsrisico’s te ontdekken.

✖ Nadeel 2: BOYD brengt ook juridische complicaties

De beveiligingscomplicaties die BOYD met zich meebrengt, kunnen leiden tot een ander probleem. Als er sprake is van verlies van gegevens, een virus of een datalek, roept het gebruik van een eigen apparaat namelijk ook juridische complicaties op. Want wie is er verantwoordelijk als er zoiets gebeurt en is het wel mogelijk om het bestaande ICT-beleid te handhaven op privé apparaten? Dit zijn belangrijke vragen en zeker als het om vertrouwelijke informatie op de devices van werknemers gaat.

✖ Nadeel 3: de besparing is niet altijd even hoog

Door de complicaties van BOYD vallen de besparingen van deze vorm van werken vaak veel minder hoog uit dan in theorie berekend was. Daar komen nog diverse aanvullende details bij, zoals de belkosten voor de medewerker en andere abonnementen. Iedere werkgever kan zelf bepalen wat het bedrijf met deze kosten doet, maar er moet wel een beleid voor opgesteld worden. Afhankelijk van wat je wel of niet betaalt voor jouw werknemers, is de besparing van BOYD ongeveer net zo hoog als in eerste instantie berekend is of is de besparing vele malen minder hoog.

Ga er dus niet meteen vanuit dat je inderdaad duizenden euro’s per werknemer per jaar bespaart door met BOYD te starten, maar maak eerst een realistische berekening van de nieuwe kosten en bereken op basis van deze cijfers wat de kostenbesparing van BOYD voor jouw bedrijf zal zijn.

Door middel van de AppBuilder wordt de klant in staat gesteld om snel applicaties te bouwen die flexibel te maken en aan te passen zijn. Dit gebeurt met behulp van webservices. De combinatie van webservices en de Appbuilder zorgen er ook voor dat alle data in de apps aangepast is op de huidige IT infrastructuur. Daarnaast wordt ook alles weer netjes teruggeschreven naar deze 'backbone'.