Na een gezamenlijk ontwikkeltraject hebben zowel Poort6 als HW Wonen eind september KlantVenster Huurincasso in gebruik genomen. Deze nieuwe KlantVenster-oplossing geeft betrokkenen inzicht in actuele huurachterstanden en maakt een gepersonaliseerde benadering mogelijk. Vervolgacties worden op basis van een workflow in de organisatie uitgezet, waarbij voortgang eenvoudig kan worden bewaakt.

Door integratie met het klantvolgsysteem kan direct de historie van de huurder worden bekeken. Zowel lopende als afgesloten dossiers zijn zichtbaar, evenals de rekening courant. Nieuwe klantcontacten kunnen eenvoudig worden toegevoegd, ook als een betalingsregeling moet worden afgesloten. Door uitgebreide integratie met het primaire systeem kan medewerker alle activiteiten binnen 1 applicatie uitvoeren.

Op basis van een klantprofiel, waarin oa contractduur, betaalhistorie en lopende regelingen zijn meegenomen, zijn opvolgacties gedefinieerd. Dit kan een standaard brief, een belactie of een huisbezoek zijn. Alle acties worden bij het juiste team neergelegd, incl. de termijn waarin de actie moet plaatsvinden. Na goedkeuring worden alle brieven automatisch aangemaakt en indien mogelijk digitaal verstuurd.

Dagelijks worden automatisch incassodossiers en bijbehorende activiteiten aangemaakt voor huurders die niet tijdig hebben betaald. Als betaling alsnog binnenkomt worden dossiers afgesloten en geplande opvolging stopgezet. Door het automatiseren van het proces wordt sneller en adequater met huurder contact gezocht of ontvangt hij/zij een brief waarin wordt gevraagd om alsnog te betalen. Hierbij worden brieven automatisch aangemaakt en in het bijbehorende incassodossier geplaatst.